Datenschutzerklärung Powerhouse

Diese Erklärung beschreibt, wie die Web-Anwendung Powerhouse (Collective Intelligence · Powerhouse, nachfolgend „Cockpit“) personenbezogene Daten bearbeitet. Für Inhaber, die ein Cockpit führen, gilt zusätzlich die Nutzungs- und Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die bei der Gründung angenommen wird; sie ist unter /vereinbarung öffentlich lesbar und geht dieser Erklärung vor.

1. Verantwortlicher

Ulrich-Volz GmbH, Seeweg 3, 8274 Gottlieben, Schweiz (nachfolgend „Betreiber“)

Für die Daten der Konten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort als Hash, Geräte, Nutzungs- und Verbrauchsdaten) ist der Betreiber Verantwortlicher. Für die Inhalte, die ein Inhaber in sein Cockpit einbringt (etwa E-Mails, Dokumente, Diktate und Angaben über Dritte), ist der Inhaber Verantwortlicher und der Betreiber sein Auftragsverarbeiter.

2. Welche Daten das Cockpit bearbeitet

• Konto und Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse, Passwort ausschliesslich als Hash, die angemeldeten Geräte, Zeitpunkt der Annahme der Vereinbarung.
• Inhalte des Inhabers: Texte, Dateien, Diktate, E-Mails und Inhaberdokumente, die der Inhaber in Vorgänge einbringt, sowie die Entwürfe und Auswertungen der Agenten.
• Nutzung: Protokolle der Modellaufrufe (Inhaber, Agent, Zweck, Modell, Token und Dauer), ohne Inhalte; technische Protokolle der Anfragen.
• Zwei Cookies: eines hält die Anmeldung auf dem Gerät, eines die gewählte Sprache. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking.

3. Anbindung an Microsoft und Google

Der Inhaber kann sein Postfach bei Microsoft und eine Ablage in Google Drive verbinden. Die Verbindung erteilt er selbst im Anmeldedialog des jeweiligen Anbieters; er kann sie jederzeit in seinem Konto beim Anbieter widerrufen (bei Microsoft unter „Meine Apps“, bei Google unter „Drittanbieter-Apps und -Dienste“). Danach kann das Cockpit nicht mehr zugreifen.

• Microsoft (Postfach): Das Cockpit liest ausschliesslich E-Mails von und an die Absender, Empfänger und Kommunikationspartner, die der Inhaber in seinen Vorgängen hinterlegt hat, legt Entwürfe an und versendet E-Mails nur auf ausdrückliche Anweisung des Inhabers. Berechtigungen: Lesen und Schreiben von E-Mails, Senden von E-Mails, Grundangaben des Kontos, Zugriff ohne erneute Anmeldung.
• Google (Ablage): Das Cockpit erhält ausschliesslich Zugriff auf Dateien, die es selbst in Google Drive anlegt (Berechtigung „drive.file“), dazu die E-Mail-Adresse des Google-Kontos. Es sieht keine anderen Dateien in Drive und keine E-Mails in Gmail.
• Zugangstoken speichert der Betreiber verschlüsselt. Postfach und Ablage bleiben in den Konten des Inhabers.

Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die das Cockpit über Google-Schnittstellen erhält, an andere Anwendungen entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Daten aus Google- und Microsoft-Konten werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet, nicht an Dritte weitergegeben ausser an die unten genannten Dienstleister zur Erbringung der Funktion, und nicht zum Training von Sprachmodellen oder anderen KI-Systemen verwendet. Menschen beim Betreiber sehen diese Daten nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Inhabers, zur Sicherheit oder wo das Gesetz es verlangt.

4. Zwecke

Die Daten werden ausschliesslich bearbeitet, um das Cockpit bereitzustellen: Entwürfe und Auswertungen erzeugen, Vorgänge ablegen, E-Mails abrufen und im Auftrag des Inhabers versenden, Dateien ablegen, das Konto verwalten, den Verbrauch messen und die Sicherheit gewährleisten. Eine Bearbeitung für eigene Zwecke des Betreibers, insbesondere für Profiling, Werbung oder das Training von Sprachmodellen, findet nicht statt.

5. Dienstleister und Standorte

• Vercel Inc., Covina, CA, USA: Betrieb des Cockpits; Verarbeitung grundsätzlich in Deutschland, vereinzelt Protokolle von Anfragen in den USA.
• Databricks, Inc., San Francisco, CA, USA: Datenbank; Speicherung in Deutschland, Inhalte je Inhaber verschlüsselt.
• Anthropic Ireland, Ltd., Dublin, Irland: Sprachmodell; die für eine Antwort nötigen Inhalte werden übermittelt und nicht zum Training verwendet.
• Mistral AI SAS, Paris, Frankreich: Spracherkennung für Diktate, sofern eingerichtet.
• Microsoft und Google: nur soweit der Inhaber sein Postfach oder seine Ablage verbindet (Ziffer 3).

Übermittlungen in Drittstaaten erfolgen auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (einschliesslich Data Privacy Framework zwischen der EU beziehungsweise der Schweiz und den USA) oder geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln.

6. Aufbewahrung und Löschung

Inhalte bleiben im Cockpit, bis der Inhaber sie löscht oder die Vereinbarung endet. Nach dem Ende löscht der Betreiber sämtliche Daten des Inhabers innert dreissig Tagen, einschliesslich Sicherungskopien, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Inhalte einer Anfrage an das Sprachmodell können beim Anbieter zur Missbrauchserkennung höchstens dreissig Tage gespeichert werden; Audiodaten eines Diktats beim Anbieter der Spracherkennung höchstens dreissig Tage. Mit dem Löschen eines Cockpits werden auch die Zugangstoken zu Microsoft und Google gelöscht.

7. Sicherheit

Jeder Inhaber bildet einen getrennten Mandanten; Inhalte werden je Inhaber verschlüsselt gespeichert, Passwörter nur als Hash. Sitzungen sind an das Gerät gebunden. Der Zugang zur Betriebsumgebung ist auf den Betreiber beschränkt und durch Zwei-Faktor-Authentisierung geschützt. Einzelheiten stehen in Anhang B der Vereinbarung.

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach dem Schweizer Datenschutzgesetz und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Anfragen richten sich an den Betreiber unter der Anschrift in Ziffer 1. Betrifft eine Anfrage Inhalte, die ein Inhaber eingebracht hat, leitet der Betreiber sie an diesen weiter.

9. Änderungen

Der Betreiber passt diese Erklärung an, wenn sich das Cockpit oder die Dienstleister ändern. Massgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung.